+7 (495) 797-88-66

Сделать заказ
Skype Me™!
Сделать заказ

Как происходит поставка комплектующих

Некоторые моменты заказа или поставки оборудования

Некоторые стандартные сложности, которые могут возникнуть в процессе работы

Цель данного раздела - описать процесс поставки комплектующих и ответить на вопросы, возникающие у наших клиентов при работе с нами.

Кратко алгоритм выглядит так:

  1. Вы присылаете заявку в свободной форме с указанием наименования товара и его количества. Если мы работаем с Вами впервые, то нам необходимы реквизиты плательщика. Это гарантирует то, что нами будут правильно оформлены все отгрузочные документы, в соответствии с требованиями законодательства.
  2. Заявки мы ждем от Вас по факсу или по электронной почте (на адрес info@servotechnica.ru или личный ящик менеджеров).
  3. Менеджер, получивший заявку, в течение 48 часов уточняет все нюансы, и готовит счет или предложение. Если в ходе обработки заявки у менеджеров появляются вопросы, то он связывается с Вами для уточнений. При этом хорошо, чтобы на Вашей заявке была указана вся контактная информация.
  4. Мы предлагаем заключить договор о поставке. В зависимости от ситуации договор может предусматривать форму оплаты 50/50%, 70/30%, 100/0%. Стандартный договор уже включает в себя наши обязательства, как поставщика, описание гарантийных обязательств и спецификацию товара. Договор действует, как правило, до конца года и может быть пролонгирован. Если необходимо осуществить несколько независимых заказов, то каждый из них оформляется отдельным приложением к существующему договору или отдельным договором.
  5. После согласования цены оборудования, сроков его поставки и заключения договора менеджер выставляет счет для оплаты.
  6. После поступления средств на наш расчетный счет (обычно 1-2 дня после оплаты) события могут развиваться в двух направлениях:
    • если оборудование есть на складе, то оно в день поступления денег на наш расчетный счет оно резервируется под счет. Вам отправляется информационное письмо, сообщающее о том, что оборудование готово к отгрузке;
    • если оборудования на складе нет, то менеджер оформляет заказ (в день поступления предоплаты). Об этом далее.
  7. Заказ у поставщика оформляется менеджером и передается в отдел логистики. Специалисты отдела размещают заказ и вносят всю информацию в базу данных. Все это происходит в день поступления предоплаты.
  8. Как только у Отдела логистики появляется информация об окончании срока производства, сотрудники отдела выставляют в базе данных информацию о предположительном сроке поступления оборудования на склад. Обычно это происходит за 2-3 недели до окончания оговоренного в договоре срока.
  9. При поступлении на склад оборудование проверяется кладовщиками (внешний вид, количество, соответствие артикульных номеров и т. д.). В зависимости от партии на это уходит от 12 до 72 часов.
  10. Информация о поступившем оборудовании передается в бухгалтерию.
  11. Далее оборудование резервируется по счетам, мы отправляем вам письмо или звоним, чтобы сообщить, что оборудование готово к отгрузке. По требованию высылаем схему проезда на склад. Для удобства, схема проезда есть на нашем сайте в разделе "Контакты".
  12. Вы приезжаете к нам после полной оплаты счета с заполненной доверенностью и забираете оборудование. Оформленные документы мы даем вместе с грузом при отгрузке. Еще один вариант - отправка оборудования транспортной компанией.
  13. Если Вам удобнее получить оборудование с помощью транспортной компании (с доставкой до их склада в Вашем городе или до Ваших дверей), то это нужно предусмотреть в договоре. Также можно после оплаты написать нам письмо, в котором указать предпочтительного перевозчика (хотя мы можем выбрать его сами). Доставка в большинстве случаев происходит за Ваш счет. Форма расчета с транспортной компанией - безналичный расчет (если с нею у Вас заключен договор) или за наличный расчет.
  14. При работе через транспортную копанию мы берем на себя следующие обязательства: упаковываем груз, вкладываем комплект документов (оригинал счета, счет-фактуру и товарно-транспортную накладную) и упаковочный лист; вызываем транспортную компанию и грузим оборудование в ее транспорт. Вам мы сообщаем номер накладной и предположительную дату доставки. Эти услуги абсолютно бесплатны. Право собственности на оборудование переходит в момент передачи первому перевозчику.

Некоторые моменты заказа или поставки оборудования

  1. Как определиться с выбором оборудования? Если Вам сложно определиться с выбором оборудования, наши сотрудники готовы дать необходимые консультации. Первичную консультацию Вы можете получить у менеджеров отдела продаж, а если потребуется более подробная техническая консультация, то ваш звонок переключат на специалистов из инженерного отдела. Разумеется, все консультации бесплатны.
    Если вопросы появятся в ходе установки оборудования после покупки или в процессе его запуска и отладки, мы также готовы дать Вам все необходимые консультации. При возникновении большого количества вопросов, Вы можете приехать к нам в офис, где можно обсудить все необходимое с менеджерами по продажам и инженерами. Просим Вас заранее договариваться о встрече.
  2. Что такое заявка, как ее составить и зачем она нужна? Для того, чтобы мы могли понять, какое оборудование Вам необходимо, проверить его совместимость и дать предложение по поставке, мы должны получить заявку.

    Заявка на поставку оборудования должна содержать следующие данные: артикульный номер оборудования, требуемое количество. Если Вы обращаетесь к нам впервые, то необходимо указать реквизиты (Полное название организации, ИНН, КПП, банковские реквизиты). Нелишней будет контактная информация: фамилия, имя и отчество, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты. В случае возникновения вопросов, связанных с уточнение заказа, менеджер сможет оперативно связаться с Вами только при наличии контактной информации.

  3. Существует ли минимальная сумма закупки? Да существует. В настоящее время это 21000 рублей. Речь идет только о поставке оборудования, отсутствующего на складе.
  4. Откуда взялась минимальная сумма закупки, почему ее размер таков? В процесс поставки вовлечены все службы компании: отдел продаж, логистики, склада, бухгалтерии и инженерный отдел. Мы рассчитали сумму заказа, при котором работа этих подразделений становится целесообразной.
  5. Сколько времени потребуется для ответа по цене и срокам? Если Вас интересует оборудование стандартного исполнения, то для ответа нам потребуется не более 48 часов. Это срок определяется исходя из текущей загруженности менеджеров. При заявке нестандартного оборудования нам, скорее всего, потребуется уточнить у производителя его стоимость и срок изготовления. Если Вам требуется крупная партия оборудования, то для того, чтобы дать Вам скидку, сначала мы пробуем получить ее у производителя. Срок получения ответа производителя мы прогнозировать не может, иногда мы получаем ответ в течение нескольких часов, иногда срок увеличивается до нескольких дней или недели. Если оборудование производится в Азии или Америке, то необходимо делать поправку на большую разницу во времени. В любом случае, мы стараемся дать ответ максимально быстро.
  6. Зачем нужен договор, какие договоры бывают? Договор, прежде всего содержит такие важные моменты, как наши обязательства по поставке, перечень оборудования и его стоимость. В договоре прописаны наши обязательства по гарантийному ремонту, зафиксирован срок поставки и прописана наша ответственность за его соблюдение. В зависимости от типа оборудования и сроков поставки мы предложим Вам заключить один из вариантов договора. Договоры могут быть на разовую поставку, действующие в течение определенного срока, подразумевающие разный размер предоплаты (от 30 до 100%). С шаблонами договоров Вы может ознакомиться заранее.
  7. Из чего складывается срок поставки оборудования? Обычно срок поставки оборудования складывается из нескольких частей:
    • срока на оформление заказа после внесения предоплаты (обычно это занимает 1-2 часа), выполняется менеджером, ответственным за работу с Вами;
    • срока производства оборудования на заводе - изготовителе. Как правило, мы знаем приблизительные сроки, в которые поставщик должен уложиться, но существует много факторов, увеличивающих срок производства. На эти факторы мы повлиять не можем: например, производителю задерживают поставку каких-нибудь составных частей или сырья. При производстве оборудования у производителя могут выйти из строя средства производства, интегральная система управления производством, система качества и контроля. Все это увеличивает срок. При этом поставщик не сообщает нам о возникших проблемах, а узнаем мы о них только в тот момент, когда должна произойти отгрузка. Такая ситуация связана с отсутствием ERP-систем у производителей;
    • иногда мы консолидируем груз в течение 1-2 недель, это необходимо для того, чтобы предложить оборудование по минимальным ценам. Как правило, оборудование, пользующееся максимальным спросом (частотные преобразователи, редукторы, направляющие или гибкие кабель-каналы) мы получаем каждую неделю, поэтому консолидации грузов для снижения издержек не требуется;
    • срок доставки оборудования со склада поставщика до таможенных терминалов в России может варьироваться от нескольких недель до нескольких месяцев и определяется расстоянием до производителя и выбранным для доставки транспортом. Самый дешевый способ доставки - морем, но это и самый длинный по времени способ. Доставка авиатранспортом - самый дорогой способ, при этом сроки снижаются до нескольких дней;
    • по правилам таможенные процедуры должны занимать не более 3 суток, но это редкость. Обычно груз на таможне находится от 3 до 7 дней. Как-либо уменьшить срок мы можем только с помощью силового захвата государственного учреждения, но это противоречит УК, поэтому нами не рассматривается;
    • после выхода с таможни груз везется к нам на склад (с учетом пробок - 3-8 часов) и проверяется кладовщиками. Норма приема партии груза - 48 рабочих часов;
    • после приема груза на складе бухгалтеры заводят груз в базу 1С и распределяют его по счетам. В зависимости от объема партии на это у них уходит 2 плюс 2-3 часа (в итоге от 3-х до 5-ти часов максимум);
    • некоторые грузы требуют перед отгрузкой Вам дополнительных обработок: проверки работоспособности (электроника, электродвигатели) или распиловки (направляющие или станочный профиль). По нормативам на это уходит не более 48 часов.

    В итоге срок поставки складывается из следующих составляющих:

    Размещение заявки на заводе-производителе 1-2 часа
    Срок производства оборудования в зависимости от завода и типа комплектующих колеблется от 14 до 100 дней
    Доставка от завода-производителя до таможенного терминала в России от 7 дней до 2 месяцев
    Прохождение таможни от 3 до 7 дней
    Доставка на наш склад с таможенного терминала от 3 до 8 часов
    Приемка груза и его проверка от 12 до 48 часов
    Заведение в базу 1С, распределение по счетам от 4 до 5 часов
    Дополнительные операции: распиловка или проверка 48 часов

    Разумеется, для ускорения совершения операций (заведения оборудования в бухгалтерскую программу или приемки на складе) мы используем системный подход - сначала работаем с одной партией оборудования одного производителя, затем приступаем к другой партии другого производителя. Например, сначала кладовщики проверяют всю пришедшую партию направляющих SBC и только потом приступают к двигателям ELTE. Это исключает возможные ошибки и ускоряет работу.
  8. Почему поставка оборудования может задержаться? Иногда у производителей возникают срывы с поставкой необходимых компонентов или сырья. К сожалению, на это мы повлиять не можем, в наших силах только ускорение поставки за счет привлечения экспресс-перевозчиков (например, авиатранспортом). При перевозке оборудования могут произойти поломки и аварии. К сожалению, в процессе перевозки контейнеры опечатаны, и изъять груз до его растамаживания невозможно. Нам остается только ждать, когда транспорт будет починен, а груз доставлен на таможенный терминал. Скорость работы таможенной службы иногда увеличивает сроки поставки. Если производитель допустил ошибки в оформлении документов, то груз не выпускается до их исправления (добавьте сюда срок на выяснения, разницу во времени, например, с азиатскими производителями).
  9. Может ли груз вообще не прийти в срок? К сожалению, иногда такое может случиться. Существует несколько причин. Первая - производитель ошибся в документах, т. е. по документам мы видим, что груз был в нашу сторону отправлен, в реальности при проверке груза на нашем складе его не оказывается. В этом случае мы требуем от производителя незамедлительно исправить ошибку и выслать груз экспресс-доставкой. Вторая: в процессе транспортировки груз может быть поврежден, например, из-за аварии. Если в ходе проверки наша складская служба обнаруживает брак, потерю работоспособности или товарного вида, комплектующие заказываются повторно. Возможна потеря оборудования в ходе его перевозки, причем этим грешат даже лидеры отрасли. Выход может быть только один - повторный заказ и экспресс-поставка.
  10. Как производится упаковка оборудования при его отправке? Крупные единицы оборудования закрепляются на паллете, чтобы его было удобнее разгружать и загружать. Длинномерное оборудование упаковывается в картонные коробки или стрейч-пленку (чтобы исключить ржавление, неокрашенные стальные изделия покрываются смазкой или заворачиваются в промасленную бумагу). Электронные компоненты укладываются к картонные коробки, прокладыватся бумагой или специальными материалами, способными гасить вибрацию и удары. Упаковка оборудования исключает попадание пыли, но не может исключить повреждения от попадания воды или химически-активных веществ, падения с большой высоты или сильной вибрации. Здесь мы полагаемся на добросовестность транспортной компании, доставляющей груз к Вам.
  11. С кем можно решить текущие проблемы? Любые вопросы, связанные с поставкой, Вы можете решить с менеджером отдела продаж.
  12. Кому жаловаться? У нас есть специальная "горячая линия", на которую можно отправить претензию. Мы гарантируем, что все обращения будут рассмотрены, а меры будут приняты.
  13. В ходе эксплуатации оборудование вышло из строя, что делать? Прежде всего, свяжитесь с Вашим менеджером. Если диагностировать и устранить проблему по телефону не удастся, то оборудование необходимо доставить в наш сервисный центр. Стандартный договор подразумевает поставку оборудования в сервисный центр за счет покупателя (как аналогия - покупка в магазине телевизора, если он ломается, то покупатель самостоятельно доставляет его сервисный центр или обратно в магазин). Если оборудование находится на гарантии, то при сдаче его в ремонт необходимо предоставить гарантийный талон (если он был выдан при отгрузке) или копию товарно-транспортной накладной. Необходимо приложить схему подключения (для электронных компонентов), кинематическую схему узла (для механики) и акт выхода из строя, подписанный ответственными лицами. Если в документах будет описаны симптомы выхода из строя или возможные причины, то наши сервис инженеры смогут быстрее разобраться в причине и устранить неполадки.
  14. Какие документы дают при сдаче в ремонт? При приемке оборудования сервис-инженер заполняет специальный талон, корешок которого отдается клиенту.
  15. Сколько длится гарантийный ремонт? Скорость ремонта зависит от типа оборудования, типа поломки, наличия запасных частей и сложности работ. Ремонт может занять от 15 минут до нескольких недель (если ремонт или замена со склада невозможны, а требуется произвести и поставить его заново). Инженер по сервисному обслуживанию может сообщить приблизительный срок при приеме оборудования. В любом случае, по его окончанию мы сами свяжемся с Вами.

Некоторые стандартные сложности, которые могут возникнуть в процессе работы

Прежде всего, сразу хотим сообщить, что при возникновении любых вопросов Вы можете связаться с менеджером, ответственным за работу с Вашей компанией. Ниже приведены алгоритмы действий при возникновении ситуаций, которые могут возникнуть. Разумеется, все случаев предусмотреть нельзя.

  1. Неправильно перечислены деньги на наш расчетный счет. Никто не застрахован от ошибок. Иногда сотрудники бухгалтерии компании-клиента или банка клиента совершают ошибки при внесении реквизитов получателя денежных средств. В этом случае мы не получаем денег, а сумма зависает на корреспондентском счету нашего банка. Мы об этих деньгах ничего не знаем. По умолчанию через 5 банковских дней, если не поступит никаких официальных писем, наш банк возвращает деньги на расчетный счет клиента. После возвращения денег на расчетный счет клиент опять может перечислить их нам, но уже без ошибок. Хочу обратить Ваше внимание на то, что при возникновении данной ситуации нашей вины здесь нет. Возврат денег для повторного перечисления можно ускорить. Для этого клиенту необходимо позвонить в свой банк и написать соответствующее письмо. Обычно, компетентные бухгалтеры знают о том, как это делается.
  2. Ошибочно перечислена большая, чем требуется сумма. Это тоже распространенная ситуация и у нас существует стандартный алгоритм работы. Если это произошло, то необходимо написать письмо на фирменном бланке Вашей организации. Отправьте нам копию письма по факсу, а оригинал по почте заказным письмом. При получении оригинала письма мы отправляем деньги обратно.
  3. При назначении платежа допущена ошибка, указан неверный номер счета
    Такая ситуация может возникнуть случайно, особенно если наш клиент покупает оборудование одновременно по нескольким счетам. Алгоритм действий здесь примерно такой же, как и в прошлом случае.
  4. Вы решили отказаться от оборудования, которое уже заказано и оплачено полностью или частично
    Обычно заключение договора подразумевает то, что стороны осознано идут на сделку. Однако, после начала действия договора в требуемой комплектации могут возникнуть изменения, конструкция изделия может измениться. Заключенные с производителями договоры не позволяют изменять заказы (это не принято в мировой практике), поэтому отказаться от заказа после его размещения мы не можем. Единственный вариант - постараться продать комплектующие другому покупателю. В отдельных случаях, мы готовы за это взяться, если оборудование пользуется широким спросом или не имеет уникальных характеристик. Уникальные характеристики - специальное изготовление фланца двигателя или редуктора, редкий диаметр полого вала тормозной муфты и т. д. Если продукт пользуется спросом, то мы примем его обратно, удержав оговоренную договором комиссию 10% от суммы возвращенного оборудования. Если оборудование уникально, то мы готовы взять его на реализацию. Для этого будет заключен отдельный договор.







СДЕЛАТЬ ЗАКАЗ, КУПИТЬ


Купить продукцию в компании Сервотехника

Вы можете сделать заказ, заполнив простую форму заказа.